pgb-kompakt.de
ein Unternehmensbereich des C.U.P.-INSTITUTS
Ihr kompetenter, engagierter Partner und Lotse
bei der gesetzeskonformen Durchführung der
Gefährdungsbeurteilung
psychische
Belastung (PGB), § 5 ArbSchG
§ 5, ArbSchG: Seit 2014 gesetzliche Pflicht für alle
Arbeitgeber!
Der Standard-Prozess der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung
Der Standard-Prozess der Gefährdungsbeurteilung psychische Belastungen
Zur Durchführung der psychischen Gefährdungsbeurteilung hat sich ein Standard-Prozess
zur psychischen Beurteilung gebildet, der u.a. von der GDA, vom Bundesamt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin und von den meisten Berufsgenossenschaften empfohlen wird.
Die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen ist ein systematischer Prozess
mit mehreren Stufen, die, um dem Gesetz gerecht zu werden und gegenüber den Prüfungsbehörden zu bestehen, alle bearbeitet werden. Der Prozess der psychischen Gefährdungsbeurteilung muss zu dem als Regelkreis verstanden werden, was bedeutet, dass die psychische Gefährdungs-beurteilung als kontinuierlicher Verbesserungs-prozess (KVP) definiert und in Abständen aktualisiert werden muss.
Nachfolgend werden die einzelnen Prozess-Stufen und Zwischenschritte ausführlich beschrieben, deren Bearbeitung in dieser Reihenfolge für eine fundierte Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen zu empfehlen ist.
Hinweis:
Die Beschreibung des Standard-Prozesses ist auszugsweise
aus dem Handbuch der pgb plus-Prozess-Steuerungs- und Dokumentations-Software entnommen, die exakt diesen Ablauf abbildet.
Prozess-Stufe 1, Zwischenschritt 1 B „Formale Projektplanung und -vorbereitung“
1 B „Formale Projekt-Vorbereitung“. Es geht jetzt darum, den Rahmen für das Projekt sauber zu definieren und die wichtigsten Eckpunkte festzulegen.
Eine gute Vorbereitung des Projektes ist entscheidend für den Erfolg. Wir raten dazu, lieber ein bisschen mehr Zeit in die Vorbereitung und Planung einzusetzen, weil sich Fehler und Defizite in der Vorbereitung und Planung durch das gesamte Projekt durchziehen und eine spätere Revision nur mit größten Schwierigkeiten zu bewerkstelligen ist.
Insbesondere sind folgende Punkte von großer Bedeutung:
Wir befinden uns nach wie vor auf der Prozess-Stufe I, jetzt allerdings beim Zwischenschritt
1 B „Formale Projekt-Vorbereitung“. Es geht jetzt darum, den Rahmen für das Projekt sauber zu definieren und die wichtigsten Eckpunkte festzulegen.
Eine gute Vorbereitung des Projektes ist entscheidend für den Erfolg. Wir raten dazu, lieber ein bisschen mehr Zeit in die Vorbereitung und Planung einzusetzen, weil sich Fehler und Defizite in der Vorbereitung und Planung durch das gesamte Projekt durchziehen und eine spätere Revision nur mit größten Schwierigkeiten zu bewerkstelligen ist.
Insbesondere sind folgende Punkte von großer Bedeutung:
- Möchte man mit einem Pilot-Projekt starten (z.B. nur für eine Auswahl von Abteilungen/Arbeitsplatz-Kategorien), um für die psychische Gefährdungsbeurteilung der restlichen Abteilugen/Arbeitsplatz-Kategorien wertvolle Erfahrungen bezüglich z.B. der Vorgehensweise, der Methodik und Analyse-Instrumentarien zu gewinnen.
- Einigung über die Methodik unter Berücksichtigung relevanter Qualitätskriterien
- Klare Formulierung einer konkreten Aufgabenstellung mit überprüfbaren Zielen und Teilzielen
- Qualifizierung der Mitglieder eines Steuerungs-Kreises rund um die Thematik der psychischen Gefährdungsbeurteilung, um die fachlich korrekte Durchführung in der Funktion eines zentralen Steuerungs- und Verantwortungs-Elementes sicherstellen zu können.
- Information aller Führungskräfte und Mitarbeiter über die Durchführung der psychischen Gefährdungsbeurteilung, insbesondere über den Ablauf, über die einzelnen Prozess-Stufen, über einzusetzenden Instrumentarien und über die Ziele. Hier muss es gelingen, mögliches Misstrauen und Unsicherheiten zu beseitigen sowie Führungskräfte und Mitarbeiter zu motivieren, das Projekt aktiv zu unterstützen.
In mittleren und größeren Unternehmen empfehlen wir die Installation eines interdisziplinären Steuerungs-Kreises, der den gesamten Prozess plant, koordiniert und steuert:
Projekt-Stufe 1, Zwischenschritt 1 C „Definition der Arbeitsplatz-Kategorien“
Wir befinden uns nach wie vor auf der Prozess-Stufe I, jetzt allerdings beim Zwischenschritt 1 C „Erfassung der Arbeitsplatz-Kategorien“. Es geht jetzt geht darum, die für ein konkretes Projekt zu untersuchenden Arbeitsplatz-Kategorien aus der Liste aller im Unternehmen definierten Arbeitsplatz-Kategorien auszuwählen, für die eine psychische Gefährdungsbeurteilung durchgeführt und ggfs. Verbesserungsmaßnahmen entwickelt und umgesetzt werden sollen.
Dazu ein wichtiger Hinweis:
Unter dem Menü-Punkt „Unternehmensdaten“ haben wir bereits vorab alle in unserem Unternehmen vorhandenen Arbeitsplatz-Kategorien definiert. Wenn wir in unserem Aktions-Menü den Zwischenschritt 1 C „Arbeitsplatz-Kategorien erfassen“ anklicken, erscheinen alle von uns bei der Erfassung der „Unternehmensdaten“ vorab definierten Arbeitsplatz-Kategorien. Aus dieser Liste wählen wir die Arbeitsplatz-Kategorien aus, die wir in unser Projekt übernehmen wollen.
Im Kern geht es darum, die im Rahmen der Erfassung der „Unternehmensdaten“ vorgenommenen Definitionen von Arbeitsplatz-Kategorien noch einmal sorgfältig zu überprüfen. Falls wir im Rahmen dieses Zwischenschrittes bei der Diskussion zur Auswahl der Arbeitsplatz-Kategorien für unser Projekt erkennen sollten, dass wir wichtige Arbeitsplatz-Kategorien bei der Vorab-Definition vergessen, unzureichend beschrieben oder unzureichend abgegrenzt haben, müssen wir bei den „Unternehmensdaten“ (nicht hier!) die Ergänzungen/Veränderungen vornehmen, die dann automatisch in die Liste der verfügbaren Arbeitsplatz-Kategorien aufgenommen werden.
Hier noch einmal die wichtigsten Überlegungen zur Definition von Arbeitsplatz-Kategorien:
Es werden ganz bewusst Arbeitsbedingungen („Verhältnisse“), nicht jedoch Personen beurteilt, die im Rahmen dieser Arbeitsbedingungen arbeiten.
Das ArbSchG bestimmt, dass Gefährdungsbeurteilungen ,,je nach Art und Tätigkeiten“ durchgeführt werden sollen. Bei „gleichartigen Arbeitsbedingungen“ ist die Beurteilung eines Arbeitsplatzes oder einer Tätigkeit ausreichend, die stellvertretend für eine Gruppe von sich nicht wesentlich unterscheidenden Arbeitsplätzen (Arbeitsplatz-Kategorien) stehen. Wichtig ist, dass sich die Einschätzung von ,,Gleichartigkeit“ bezüglich psychischer Belastungen nicht nur auf die Ausführung der Tätigkeit bezieht, sondern ebenso auf übergreifende organisatorischen und technischen Bedingungen, z. B. Arbeitsorganisation, soziale Beziehungen, Fertigungstechnologien.
Es kann demnach erforderlich sein, Arbeitsbedingungen unterschiedlicher Mitarbeitergruppen/Arbeitsplatz-Kategorien differenziert zu beurteilen. Dies ist z.B. dann der Fall, wenn Schutzbedürfnisse von Auszubildenden, Jugendlichen oder Schwangeren berücksichtigt werden sollen. Da Führungskräfte einen entscheidenden Einfluss auf die Arbeitsbedingungen der ihnen unterstellten Mitarbeiter haben, wird empfohlen, z.B. zwei absolut vergleichbare Arbeitsplatz-Kategorien, allerdings geführt durch zwei unterschiedliche Führungskräfte, tatsächlich als zwei Arbeitsplatz-Kategorien zu definieren. Vergleichbares gilt beispielsweise für Home-Offices: ein Vertriebsmitarbeiter, der größtenteils im Home-Office arbeitet, gehört zu einer anderen Arbeitsplatz-Kategorie als ein Vertriebsmittarbeiter, der im Unternehmen arbeitet, obgleich sie identische Aufgaben und Funktionen haben.
Fazit: wir empfehlen, die Definition der Arbeitsplatz-Kategorien eher sehr differenziert als eher grob vorzunehmen!
Die Entscheidung, welche Arbeitsplatz-Kategorien definiert, untersucht und durch Maßnahmen optimiert werden sollen, kann später revidiert werden, wenn sich innerhalb des Prozesses Belastungsmuster an unterschiedlichen Arbeitsplätzen/in unterschiedlichen Arbeitsplatz-Kategorien en gleichen oder erst dann wesentliche Unterschiede und damit notwendige Differenzierungen deutlich werden. Die Vorgehensweise kann dann beispielsweise im nächsten Durchgang der psychischen Gefährdungsbeurteilung angepasst werden.
In jedem Fall ist es auch für die Prüfbehörden wichtig, dass die Definition von Arbeitsplatz-Kategorien seriös vorgenommen und fundiert begründet und dokumentiert wird!
Wir befinden uns nach wie vor auf der Prozess-Stufe I, jetzt allerdings beim Zwischenschritt 1 C „Erfassung der Arbeitsplatz-Kategorien“. Es geht jetzt geht darum, die für ein konkretes Projekt zu untersuchenden Arbeitsplatz-Kategorien aus der Liste aller im Unternehmen definierten Arbeitsplatz-Kategorien auszuwählen, für die eine psychische Gefährdungsbeurteilung durchgeführt und ggfs. Verbesserungsmaßnahmen entwickelt und umgesetzt werden sollen.
Dazu ein wichtiger Hinweis:
Unter dem Menü-Punkt „Unternehmensdaten“ haben wir bereits vorab alle in unserem Unternehmen vorhandenen Arbeitsplatz-Kategorien definiert. Wenn wir in unserem Aktions-Menü den Zwischenschritt 1 C „Arbeitsplatz-Kategorien erfassen“ anklicken, erscheinen alle von uns bei der Erfassung der „Unternehmensdaten“ vorab definierten Arbeitsplatz-Kategorien. Aus dieser Liste wählen wir die Arbeitsplatz-Kategorien aus, die wir in unser Projekt übernehmen wollen.
Im Kern geht es darum, die im Rahmen der Erfassung der „Unternehmensdaten“ vorgenommenen Definitionen von Arbeitsplatz-Kategorien noch einmal sorgfältig zu überprüfen. Falls wir im Rahmen dieses Zwischenschrittes bei der Diskussion zur Auswahl der Arbeitsplatz-Kategorien für unser Projekt erkennen sollten, dass wir wichtige Arbeitsplatz-Kategorien bei der Vorab-Definition vergessen, unzureichend beschrieben oder unzureichend abgegrenzt haben, müssen wir bei den „Unternehmensdaten“ (nicht hier!) die Ergänzungen/Veränderungen vornehmen, die dann automatisch in die Liste der verfügbaren Arbeitsplatz-Kategorien aufgenommen werden.
Hier noch einmal die wichtigsten Überlegungen zur Definition von Arbeitsplatz-Kategorien:
Erste Hinweise auf Gefährdungspotenziale ergeben sich aus den Antworten auf folgende Fragen:
- In welchen Arbeitsbereichen ist die Beanspruchung besonders hoch?
- In welchen Arbeitsbereichen treten besonders häufig Beschwerden auf?
- Wo gibt es die höchsten Krankenstände
- Wo gibt es die häufigsten Qualitätsprobleme?
- In welchen Arbeitsbereichen ist die Fluktuation besonders groß?
- Wo gibt es die höchsten Zahlen an Überstunden und nicht genommenen Urlaubstagen?
Das ArbSchG bestimmt, dass Gefährdungsbeurteilungen ,,je nach Art und Tätigkeiten“ durchgeführt werden sollen. Bei „gleichartigen Arbeitsbedingungen“ ist die Beurteilung eines Arbeitsplatzes oder einer Tätigkeit ausreichend, die stellvertretend für eine Gruppe von sich nicht wesentlich unterscheidenden Arbeitsplätzen (Arbeitsplatz-Kategorien) stehen. Wichtig ist, dass sich die Einschätzung von ,,Gleichartigkeit“ bezüglich psychischer Belastungen nicht nur auf die Ausführung der Tätigkeit bezieht, sondern ebenso auf übergreifende organisatorischen und technischen Bedingungen, z. B. Arbeitsorganisation, soziale Beziehungen, Fertigungstechnologien.
Es kann demnach erforderlich sein, Arbeitsbedingungen unterschiedlicher Mitarbeitergruppen/Arbeitsplatz-Kategorien differenziert zu beurteilen. Dies ist z.B. dann der Fall, wenn Schutzbedürfnisse von Auszubildenden, Jugendlichen oder Schwangeren berücksichtigt werden sollen. Da Führungskräfte einen entscheidenden Einfluss auf die Arbeitsbedingungen der ihnen unterstellten Mitarbeiter haben, wird empfohlen, z.B. zwei absolut vergleichbare Arbeitsplatz-Kategorien, allerdings geführt durch zwei unterschiedliche Führungskräfte, tatsächlich als zwei Arbeitsplatz-Kategorien zu definieren. Vergleichbares gilt beispielsweise für Home-Offices: ein Vertriebsmitarbeiter, der größtenteils im Home-Office arbeitet, gehört zu einer anderen Arbeitsplatz-Kategorie als ein Vertriebsmittarbeiter, der im Unternehmen arbeitet, obgleich sie identische Aufgaben und Funktionen haben.
Bei der Entscheidung, welche Arbeitsplatz-Kategorien aufgrund unterschiedlicher Arbeitsbedingungen und –inhalte differenziert beurteilt werden sollten, gibt es sicherlich noch Interpretationsspielraum. So gibt es Unternehmen, die sehr eng definierte Arbeitsplatz-Kategorien bilden, andere unterscheiden lediglich zwischen Büro- und Produktions-tätigkeiten. Allerdings kann im zweiten Falle nicht sicher davon ausgegangen werden, dass die Prüfbehörden diese grobe Differenzierung akzeptieren. Zudem wäre der Erkenntnisgewinn für das Unternehmen selbst eher gering.
Fazit: wir empfehlen, die Definition der Arbeitsplatz-Kategorien eher sehr differenziert als eher grob vorzunehmen!
Die Entscheidung, welche Arbeitsplatz-Kategorien definiert, untersucht und durch Maßnahmen optimiert werden sollen, kann später revidiert werden, wenn sich innerhalb des Prozesses Belastungsmuster an unterschiedlichen Arbeitsplätzen/in unterschiedlichen Arbeitsplatz-Kategorien en gleichen oder erst dann wesentliche Unterschiede und damit notwendige Differenzierungen deutlich werden. Die Vorgehensweise kann dann beispielsweise im nächsten Durchgang der psychischen Gefährdungsbeurteilung angepasst werden.
In jedem Fall ist es auch für die Prüfbehörden wichtig, dass die Definition von Arbeitsplatz-Kategorien seriös vorgenommen und fundiert begründet und dokumentiert wird!
Prozess-Stufe 1, Zwischenschritt 1 D „Analyse der Einzelmerkmale und deren Relevanz“
Im vorigen Zwischenschritt 1 C haben wir die zu untersuchenden Arbeitsplatz-Kategorien definiert. Diese müssen jetzt im Hinblick auf die klassischen Merkmalsbereiche
Jeder der obigen Merkmals-Bereiche untergliedert sich noch in die Einzelmerkmale.
Beispiel: Arbeitsaufgabe/-inhalt. Hier sind folgende Einzelmerkmale zu analysieren und ggfs. zu optimieren:
Um mit dieser Menge von Prüfaktionen möglichst effizient umgehen zu können, haben wir nicht nur diese Software entwickelt, sondern auch in den Gesamt-Prozess den Zwischenschritt „Analyse der Einzelmerkmale und deren Relevanz“ eingebaut.
Es handelt sich dabei um eine Vorabbewertung, die beispielsweise durch einen Steuerungs-Kreis durchgeführt werden kann und in die auch alle relevanten betrieblichen Daten zur Orientierung einbezogen werden sollten.
Bei dieser Vorabbewertung geht es vor der eigentlichen Analyse-Stufe darum, für jede Arbeitsplatz-Kategorie jedes Einzelmerkmal zu diskutieren, auf seine Relevanz für die jeweilige Arbeitsplatz-Kategorie zu untersuchen und das mögliche Ausmaß von Risiken bezüglich der psychischen Belastung/Gefährdung zu prüfen.
Zusätzliche Analysen notwendig
Hier entscheiden wir uns, ob wir der errechneten „Ampel-Empfehlung“ folgen oder nicht oder auch weitergehende Analysen auf später verschieben. Wir sollten uns überlegen, ob auch bei einer „Grün-Empfehlung“ im Sinne von „Stärken stärken“ trotzdem weitere Analysen folgen sollten, um das eigentlich positiv beurteilte Einzelmerkmal durch entsprechenden Maßnahmen noch zu verstärken oder zu stabilisieren.
Begründung
Es ist zu empfehlen, dass wir unsere Einschätzung zur Notwendigkeit oder Nichtnotwendigkeit von weiteren Analyseschritten sorgfältig begründen, da hiermit eine Schlüsselentscheidung für das gesamte Projekt getroffen wird. Es kann passieren, dass die Prüforgane die Gründe für unsere Entscheidung überprüfen und Fragen stellen. Gegebenenfalls fügen wir zu diesem Punkt ein Dokument bei, aus dem die Gründe für unsere Entscheidung klar hervorgehen. Es ist zusätzlich anzuraten, die Diskussion über die Notwendigkeit oder Nichtnotwendigkeit weiterer Analyseschritte zu protokollieren und als Dokument in die Software hochzuladen. Aus diesem Protokoll sollte zumindest hervorgehen, wer an der Diskussion beteiligt war und wen man bei der Beurteilung ggfs. hinzugezogen hat.
Andere Formen der Vorabanalyse sind besonders zusammengestellte kleinere Gesprächsgruppen, Workshops, Gesundheits- und Qualitätszirkel oder auch der Steuerungs-Kreis selbst.
Für den Fall, dass bereits in der Vorabbewertung gravierende psychische Gefährdungspotenziale ermittelt werden und akuter Handlungsbedarf besteht, sollten – parallel zur eigentlichen Analyse – bereits Maßnahmen entwickelt und umgesetzt werden, um einen unnötigen Zeitverlust zu vermeiden
Wir empfehlen dringend, sich für die Vorabbewertung der Einzel-Merkmale Zeit zu nehmen und Diskussionen zu fördern. Sollte der Steuerungs-Kreis bei der Vorabbewertung nicht sicher sein, empfiehlt es sich, in die relevanten Betriebsdaten zu schauen und/oder einen oder mehrere Mitarbeiter einer Arbeitsplatz-Kategorie zu befragen und sie zu ermutigen, ihre Bewertungen einzubringen.
Bei der Bearbeitung der einzelnen Eingabefelder erscheinen auf der rechten Bildschirmseite Hinweise bezüglich der Bearbeitung der jeweiligen Eingabefelder und entsprechende Erklärungen und Hintergrundinformationen: Darum geht es (Erklärung des jeweiligen Einzelmerkmals)
Wir befinden uns nach wie vor auf der Projekt-Stufe I, jetzt allerdings beim Zwischenschritt 1 D „Analyse der Einzelmerkmale und deren Relevanz“. Es geht jetzt darum, einen ersten groben Überblick zu gewinnen über die nachfolgend intensiver zu untersuchenden möglichen Fehlbelastungen.
Im vorigen Zwischenschritt 1 C haben wir die zu untersuchenden Arbeitsplatz-Kategorien definiert. Diese müssen jetzt im Hinblick auf die klassischen Merkmalsbereiche
- Arbeitsaufgabe/-inhalt
- Arbeitsorganisation
- Soziale/betriebliche Rahmenbedingungen
- Arbeitsplatz-/Umgebungsbedingungen
Jeder der obigen Merkmals-Bereiche untergliedert sich noch in die Einzelmerkmale.
Beispiel: Arbeitsaufgabe/-inhalt. Hier sind folgende Einzelmerkmale zu analysieren und ggfs. zu optimieren:
- Informationsangebot
- Handlungsspielraum
- Emotionale Inanspruchnahme
- Abwechslungsreichtum/Variabilität
- Qualifikation und Einsatz
- Vollständigkeit der Arbeit
- Verantwortung
Um mit dieser Menge von Prüfaktionen möglichst effizient umgehen zu können, haben wir nicht nur diese Software entwickelt, sondern auch in den Gesamt-Prozess den Zwischenschritt „Analyse der Einzelmerkmale und deren Relevanz“ eingebaut.
Es handelt sich dabei um eine Vorabbewertung, die beispielsweise durch einen Steuerungs-Kreis durchgeführt werden kann und in die auch alle relevanten betrieblichen Daten zur Orientierung einbezogen werden sollten.
Bei dieser Vorabbewertung geht es vor der eigentlichen Analyse-Stufe darum, für jede Arbeitsplatz-Kategorie jedes Einzelmerkmal zu diskutieren, auf seine Relevanz für die jeweilige Arbeitsplatz-Kategorie zu untersuchen und das mögliche Ausmaß von Risiken bezüglich der psychischen Belastung/Gefährdung zu prüfen.
Wir arbeiten dabei mit einer 10-stufigen Bewertungs-Skala. Für jedes Einzelmerkmal werden dafür in der Software folgende Spalten zu bearbeitet:
- Bedeutung des Merkmals für die jeweilige Arbeitsplatz-Kategorie
- Hier können wir zwischen 1 und 10 wählen (1 =extrem geringe Bedeutung, 10=extrem hohe Bedeutung). Beispiel: für einen Pförtner dürfte das Merkmal „Handlungsspielraum“ eine geringere Bedeutung haben als beispielsweide für einen Sachbearbeiter im Verkaufsinnendienst
- Häufigkeit/Intensität/Problemgehalt
- Hier können wir wiederum zwischen 1 und 10 wählen (1 =keine oder extrem geringe Häufigkeit/Intensität, 10=extrem hohe Häufigkeit/Intensität). Hier beurteilen wir die Häufigkeit/Intensität von Problemen und/oder die Intensität von psychischen Gefährdungen.
- Priorität
- Die Software errechnet aus den eingegebenen Werten automatisch einen Vorschlag zur Priorität, dargestellt in einer Ampel:
- Grün: kein weiterer Analysebedarf
- Gelb: weitere Analysen empfehlenswert, aber mit geringerer Priorität
- Rot: weiterer Analysen notwendig
Die pgb plus-Software orientiert sich bei den Empfehlungen an der Risikomatrix nach Nohl.
Zusätzliche Analysen notwendig
Hier entscheiden wir uns, ob wir der errechneten „Ampel-Empfehlung“ folgen oder nicht oder auch weitergehende Analysen auf später verschieben. Wir sollten uns überlegen, ob auch bei einer „Grün-Empfehlung“ im Sinne von „Stärken stärken“ trotzdem weitere Analysen folgen sollten, um das eigentlich positiv beurteilte Einzelmerkmal durch entsprechenden Maßnahmen noch zu verstärken oder zu stabilisieren.
Begründung
Es ist zu empfehlen, dass wir unsere Einschätzung zur Notwendigkeit oder Nichtnotwendigkeit von weiteren Analyseschritten sorgfältig begründen, da hiermit eine Schlüsselentscheidung für das gesamte Projekt getroffen wird. Es kann passieren, dass die Prüforgane die Gründe für unsere Entscheidung überprüfen und Fragen stellen. Gegebenenfalls fügen wir zu diesem Punkt ein Dokument bei, aus dem die Gründe für unsere Entscheidung klar hervorgehen. Es ist zusätzlich anzuraten, die Diskussion über die Notwendigkeit oder Nichtnotwendigkeit weiterer Analyseschritte zu protokollieren und als Dokument in die Software hochzuladen. Aus diesem Protokoll sollte zumindest hervorgehen, wer an der Diskussion beteiligt war und wen man bei der Beurteilung ggfs. hinzugezogen hat.
Andere Formen der Vorabanalyse sind besonders zusammengestellte kleinere Gesprächsgruppen, Workshops, Gesundheits- und Qualitätszirkel oder auch der Steuerungs-Kreis selbst.
Für den Fall, dass bereits in der Vorabbewertung gravierende psychische Gefährdungspotenziale ermittelt werden und akuter Handlungsbedarf besteht, sollten – parallel zur eigentlichen Analyse – bereits Maßnahmen entwickelt und umgesetzt werden, um einen unnötigen Zeitverlust zu vermeiden
Wir empfehlen dringend, sich für die Vorabbewertung der Einzel-Merkmale Zeit zu nehmen und Diskussionen zu fördern. Sollte der Steuerungs-Kreis bei der Vorabbewertung nicht sicher sein, empfiehlt es sich, in die relevanten Betriebsdaten zu schauen und/oder einen oder mehrere Mitarbeiter einer Arbeitsplatz-Kategorie zu befragen und sie zu ermutigen, ihre Bewertungen einzubringen.
Bei der Bearbeitung der einzelnen Eingabefelder erscheinen auf der rechten Bildschirmseite Hinweise bezüglich der Bearbeitung der jeweiligen Eingabefelder und entsprechende Erklärungen und Hintergrundinformationen: Darum geht es (Erklärung des jeweiligen Einzelmerkmals)
- Problematik (Beispiele für Gefährdungen aus dem jeweiligen Einzelmerkmal)
- Gefährdungspotenzial (Auswirken von Gefährdungen innerhalb des jeweiligen Einzelmerkmals)
- Optimierungsansätze (Mögliche Verbesserungs-/Optimierungsmaßnahmen für das jeweilige Einzelmerkmal)
Achtung, wichtiger Hinweis:
Mit der Bearbeitung des Menü-Punktes „Analysen von Einzelmerkmalen durchführen“ aus unserem Aktions-Menü bearbeiten wir sowohl die Prozess-Stufe 2 „Untersuchung der psychischen Belastungen“ als auch die Prozess-Stufe 3 „Bewertung der Ergebnisse, Ermittlung von Risikobereichen“. Beide Stufen werden hier ausführlich erläutert.
Beginnen wir mit der Prozess-Stufe 2:
Prozess-Stufe 2 “ Untersuchung der psychischen Belastungen“
Wir befinden uns jetzt in der Prozess-Stufe „Untersuchung der psychischen Belastungen“
Im Zwischenschritt A 4 der Prozess-Stufe 1 sind von uns für jede Arbeitsplatz-Kategorie die Einzel-Merkmale festgelegt worden, für die wir eine weiterführende/tiefergehende Analyse wollen, um nach Vorliegen der Ergebnisse geeignete Maßnahmen zur Optimierung der psychischen Belastungen bzw. Minimierung der psychischen Gefährdungen zu planen.
Folgende Überlegungen sind anzustellen:
Grundsätzlich stehen folgende Mess- oder Bewertungsverfahren zur Verfügung:
Mit der Bearbeitung des Menü-Punktes „Analysen von Einzelmerkmalen durchführen“ aus unserem Aktions-Menü bearbeiten wir sowohl die Prozess-Stufe 2 „Untersuchung der psychischen Belastungen“ als auch die Prozess-Stufe 3 „Bewertung der Ergebnisse, Ermittlung von Risikobereichen“. Beide Stufen werden hier ausführlich erläutert.
Beginnen wir mit der Prozess-Stufe 2:
Prozess-Stufe 2 “ Untersuchung der psychischen Belastungen“
Wir befinden uns jetzt in der Prozess-Stufe „Untersuchung der psychischen Belastungen“
Im Zwischenschritt A 4 der Prozess-Stufe 1 sind von uns für jede Arbeitsplatz-Kategorie die Einzel-Merkmale festgelegt worden, für die wir eine weiterführende/tiefergehende Analyse wollen, um nach Vorliegen der Ergebnisse geeignete Maßnahmen zur Optimierung der psychischen Belastungen bzw. Minimierung der psychischen Gefährdungen zu planen.
Folgende Überlegungen sind anzustellen:
- Was genau soll weiter analysiert werden?
- Können ggfs. einzelne Analysethemen zusammengefasst werden?
- Wer ist zuständig für die Analyse?
- Bis wann sollen die Analyseergebnisse vorliegen?
- Welche Vorgehensweise, welche Methodik, welche Instrumente sind am sinnvollsten und gleichzeitig am ökonomischsten (Vertraulichkeit und Datenschutz beachten)?
Grundsätzlich stehen folgende Mess- oder Bewertungsverfahren zur Verfügung:
Prozess-Stufe 3 „Bewertung der Ergebnisse, Ermittlung von Risikobereichen“
In dieser Prozess-Stufe geht es nun darum, die Analyseergebnisse jeweils für eine Arbeitsplatz-Kategorie und ein Einzelmerkmal zu diskutieren, zu bewerten und besondere Risikobereiche herauszuarbeiten. Dazu benutzen wir das entsprechende Eingabe-Fenster, in der bereits die Ergebnisse unserer Vorabbewertung (siehe Prozess-Stufe 1, Zwischenschritt 3) eingetragen sind.
Nach Auswertung und Beurteilung der Analyseergebnissen nehmen wir noch einmal eine Bewertung vor und benutzen dazu dasselbe Verfahren, wir bei der Vorabbewertung:
Für jedes Merkmal sind folgende Spalten zu bearbeiten:
Bei der Bearbeitung der einzelnen Eingabefelder erscheinen auf der rechten Bildschirmseite Hinweise bezüglich der Bearbeitung der jeweiligen Eingabefelder und entsprechende Erklärungen und Hintergrundinformationen.
In dieser Prozess-Stufe geht es nun darum, die Analyseergebnisse jeweils für eine Arbeitsplatz-Kategorie und ein Einzelmerkmal zu diskutieren, zu bewerten und besondere Risikobereiche herauszuarbeiten. Dazu benutzen wir das entsprechende Eingabe-Fenster, in der bereits die Ergebnisse unserer Vorabbewertung (siehe Prozess-Stufe 1, Zwischenschritt 3) eingetragen sind.
Nach Auswertung und Beurteilung der Analyseergebnissen nehmen wir noch einmal eine Bewertung vor und benutzen dazu dasselbe Verfahren, wir bei der Vorabbewertung:
Für jedes Merkmal sind folgende Spalten zu bearbeiten:
- Bedeutung des Merkmals für die jeweilige Arbeitsplatzkategorie
- Hier können wir zwischen 1 und 10 wählen (1 =extrem geringe Bedeutung, 10=extrem hohe Bedeutung).
- Häufigkeit/Intensität/Problemgehalt
- Hier können wir wiederum zwischen 1 und 10 wählen (1 =keine oder geringste Häufigkeit/Intensität, 10=höchste Häufigkeit/Intensität). Hier beurteilen wir die Häufigkeit/Intensität von Problemen und/oder die Intensität von psychischen Gefährdungen.
- Priorität
- Die Software errechnet aus den eingegebenen Werten automatisch einen Vorschlag zur Priorität von Verbesserungs-Maßnahmen, dargestellt in einer Ampel:
- Grün: kein weiterer Handlungsbedarf für Maßnahmen
- Gelb: Maßnahmen empfehlenswert, aber mit geringerer Priorität
- Rot: möglichst kurzfristige Maßnahmen notwendig
Selbstverständlich haben wir die Gelegenheit, der Computer-Empfehlung zu folgen oder auch nicht.
- Begründung
Es ist zu empfehlen, dass wir unsere Einschätzung zur Notwendigkeit oder Nichtnotwendigkeit von Verbesserungsmaßnahmen sorgfältig begründen, da hiermit eine Schlüsselentscheidung für das gesamte Projekt getroffen wird. Es kann passieren, dass die Prüforgane die Gründe für unsere Entscheidung überprüfen und Fragen stellen. Gegebenenfalls fügen wir zu diesem Punkt ein Dokument bei, aus dem die Gründe für unsere Entscheidung klar hervorgehen.
Bei der Bearbeitung der einzelnen Eingabefelder erscheinen auf der rechten Bildschirmseite Hinweise bezüglich der Bearbeitung der jeweiligen Eingabefelder und entsprechende Erklärungen und Hintergrundinformationen.
Prozess-Stufe 4 „Entwicklung von Maßnahmen nach Prioritäten“
Wir erreichen die Prozess-Stufe 4 „Entwicklung von Maßnahmen nach Prioritäten“
In dieser Stufe entwickeln wir Maßnahmen für Arbeitsplatz-Kategorien und deren als kritisch eingeschätzten Einzelmerkmalen, für die wir einen Handlungsbedarf definiert haben. Ziel ist die Optimierung der psychischen Belastungen bzw. die Minimierung von psychischen Gefährdungen.
Die Maßnahmen sollten mit einer Dringlichkeits-Kennziffer (z.B. 1= sehr dringend; 3= weniger dringend) versehen werden, zumal wenn personelle/organisatorische Engpässe absehbar sind.
„STOP“ bedeutet
S = Substitution (kann eine Gefahr durch Substitution beseitigt werden?)
T = Technik (z.B. Schutzvorrichtungen)
O = Organisation (kann durch eine organisatorische Maßnahme die Wirkung der Gefahr minimiert werden?)
P = Personenbezogen (etc. Schulung, Anweisungen, PSA )
Bei der Bearbeitung der einzelnen Eingabefelder erscheinen auf der rechten Bildschirmseite Hinweise bezüglich der Bearbeitung der jeweiligen Eingabefelder und entsprechende Erklärungen und Hintergrundinformationen.
Wir erreichen die Prozess-Stufe 4 „Entwicklung von Maßnahmen nach Prioritäten“
In dieser Stufe entwickeln wir Maßnahmen für Arbeitsplatz-Kategorien und deren als kritisch eingeschätzten Einzelmerkmalen, für die wir einen Handlungsbedarf definiert haben. Ziel ist die Optimierung der psychischen Belastungen bzw. die Minimierung von psychischen Gefährdungen.
Die Maßnahmen sollten mit einer Dringlichkeits-Kennziffer (z.B. 1= sehr dringend; 3= weniger dringend) versehen werden, zumal wenn personelle/organisatorische Engpässe absehbar sind.
Wir empfehlen, Maßnahmen nicht nur für Problemfälle zu entwickeln, sondern auch bereits vorher eingeleitete Verbesserungsmaßnahmen dahingehend zu prüfen, ob durch entsprechende zusätzliche Maßnahmen noch mehr Qualität und/oder Stabilität erreicht werden könnte.
Bei der Wahl der möglichen Verbesserungs-Maßnahmen ist das sogenannte „STOP-Prinzip“ zu bevorzugen, das folgende Ziele verfolgt:- Vermeidung von Risiken
- Gefahrenbekämpfung an der Quelle
- Erfüllung der Forderung, dass Maßnahmen des kollektiven Gefahrenschutzes Vorrang vor denen des individuellen Gefahrenschutzes haben
„STOP“ bedeutet
S = Substitution (kann eine Gefahr durch Substitution beseitigt werden?)
T = Technik (z.B. Schutzvorrichtungen)
O = Organisation (kann durch eine organisatorische Maßnahme die Wirkung der Gefahr minimiert werden?)
P = Personenbezogen (etc. Schulung, Anweisungen, PSA )
Bei der Bearbeitung der einzelnen Eingabefelder erscheinen auf der rechten Bildschirmseite Hinweise bezüglich der Bearbeitung der jeweiligen Eingabefelder und entsprechende Erklärungen und Hintergrundinformationen.
Prozess-Stufe 5 „Sicherstellung der Nachhaltigkeit der Maßnahmen“
Wir wechseln in die Prozess-Stufe 5 „Sicherstellung der Nachhaltigkeit der Maßnahmen“
Es geht hier darum, die Nachhaltigkeit der beschlossenen und zu implementierenden Maßnahmen sicherzustellen, also den Transfer in die tägliche Praxis unseres Unternehmens. Derartige Maßnahmen zu Sicherstellung der Nachhaltigkeit könnten sein:
Bei der Bearbeitung der einzelnen Eingabefelder erscheinen auf der rechten Bildschirmseite Hinweise bezüglich der Bearbeitung der jeweiligen Eingabefelder und entsprechende Erklärungen und Hintergrundinformationen.
Wir wechseln in die Prozess-Stufe 5 „Sicherstellung der Nachhaltigkeit der Maßnahmen“
Es geht hier darum, die Nachhaltigkeit der beschlossenen und zu implementierenden Maßnahmen sicherzustellen, also den Transfer in die tägliche Praxis unseres Unternehmens. Derartige Maßnahmen zu Sicherstellung der Nachhaltigkeit könnten sein:
- Schriftliche Anweisungen
- Gezielte Schulungen
- Dauerhaftes Monitoring
- Umstellung von Organisationsabläufen und Schnittstellen
- Coaching/Mentoring/Shadowing
- Qualitätsmanagement
Bei der Bearbeitung der einzelnen Eingabefelder erscheinen auf der rechten Bildschirmseite Hinweise bezüglich der Bearbeitung der jeweiligen Eingabefelder und entsprechende Erklärungen und Hintergrundinformationen.
Prozess-Stufe 6 „Überprüfung der Wirksamkeit der Maßnahmen“
Wir erreichen jetzt die Prozess-Stufe 6 „Überprüfung der Wirksamkeit der Maßnahmen“.
Nach der Implementierung der Verbesserungs-Maßnahmen mit den begleitenden Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit müssen wir nach einer individuell festzulegenden Wirkungszeit (z.B. nach 3 Monaten) die Wirksamkeit unserer Maßnahmen überprüfen.
Dazu verwenden wir z.B. Mitarbeiterbefragungen, einen Analyse-/Erfahrungs-Workshop und beispielsweise einen Vorher-Nachher-Vergleich der in der Prozess-Stufe 1, Zwischenschritt 1 A festgehaltenen Betriebsdaten.
Die Wirkungskontrolle könnte zu folgenden Ergebnissen führen:
Wir erreichen jetzt die Prozess-Stufe 6 „Überprüfung der Wirksamkeit der Maßnahmen“.
Nach der Implementierung der Verbesserungs-Maßnahmen mit den begleitenden Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit müssen wir nach einer individuell festzulegenden Wirkungszeit (z.B. nach 3 Monaten) die Wirksamkeit unserer Maßnahmen überprüfen.
Dazu verwenden wir z.B. Mitarbeiterbefragungen, einen Analyse-/Erfahrungs-Workshop und beispielsweise einen Vorher-Nachher-Vergleich der in der Prozess-Stufe 1, Zwischenschritt 1 A festgehaltenen Betriebsdaten.
Die Wirkungskontrolle könnte zu folgenden Ergebnissen führen:
- Die Maßnahme hat gewirkt und die Nachhaltigkeit ist sichergestellt: kein weiterer Handlungsbedarf
- Die Maßnahme hat gewirkt und die Nachhaltigkeit ist sichergestellt. Weitere Verbesserungen sind möglich: Handlungsbedarf sollte diskutiert werden
- Die Maßnahme hat das gewünschte Ergebnis nicht erreicht, weil die Maßnahmen unwirksam, unzureichend umgesetzt oder ihre volle Wirkung (noch) nicht erreicht hat: Handlungsbedarf muss diskutiert werden.
- Wir steigen zurück in die Maßnahmen-Planung (Prozess-Stufe 4) und entwickeln neue bzw. zusätzliche Maßnahmen. In der Prozess-Stufe 5 entwickeln wir Maßnahmen zu Sicherstellung der Nachhaltigkeit
- Abhängig von der zugeordneten Priorität/Dinglichkeit können wir uns dazu entschließen, Verbesserungsmaßnahmen auf die nächste Runde der psychischen Gefährdungsbeurteilung zu übertragen.
Prozess-Stufe 7 „Festlegung von Fristen/Anlässen für Aktualisierungen“
Wir befinden uns jetzt auf der Projekt-Stufe 7 „Festlegung von Fristen/Anlässen für Aktualisierungen“
Die psychische Gefährdungsbeurteilung ist keine Einmalaktion, sondern – im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungs-Prozesses“ eine Maßnahme, die in regelmäßigen Abständen wiederholt bzw. aktualisiert werden muss.
Anlässe für die Aktualisierung:
Es ist wichtig, dass wir den Termin der nächsten Aktualisierung nachvollziehbar begründen.
Bei der Bearbeitung der einzelnen Eingabefelder erscheinen auf der rechten Bildschirmseite Hinweise bezüglich der Bearbeitung der jeweiligen Eingabefelder und entsprechende Erklärungen und Hintergrundinformationen.
Wir befinden uns jetzt auf der Projekt-Stufe 7 „Festlegung von Fristen/Anlässen für Aktualisierungen“
Die psychische Gefährdungsbeurteilung ist keine Einmalaktion, sondern – im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungs-Prozesses“ eine Maßnahme, die in regelmäßigen Abständen wiederholt bzw. aktualisiert werden muss.
Anlässe für die Aktualisierung:
- Seit der letzten psychischen Gefährdungsbeurteilung für die relevanten Arbeitsplatz-Kategorien sind ca. 2 Jahre vergangen (von Fall zu Fall können die Abstände kürzer sein)
- Es sind seit der letzten Durchführung zusätzliche Arbeitsplatz-Kategorien hinzugekommen, die bisher noch nicht analysiert und optimiert worden sind.
- Es hat gravierende Veränderungen in der Ablauf- und Aufbau-Organisation gegeben, die Einfluss auf Inhalte und Struktur der Arbeitsplatz-Kategorien haben.
Es ist wichtig, dass wir den Termin der nächsten Aktualisierung nachvollziehbar begründen.
Bei der Bearbeitung der einzelnen Eingabefelder erscheinen auf der rechten Bildschirmseite Hinweise bezüglich der Bearbeitung der jeweiligen Eingabefelder und entsprechende Erklärungen und Hintergrundinformationen.
Prozess-Stufe 8 „Resümee/Bewertung des Projektes“
Wir sind auf der letzten Prozess-Stufe 8 „Resümee/Bewertung des Projektes“ angekommen.
Hier geht es darum, die bei diesem Projekt gemachten Erfahrungen zu bewerten:
Bei der Bearbeitung der einzelnen Eingabefelder erscheinen auf der rechten Bildschirmseite Hinweise bezüglich der Bearbeitung der jeweiligen Eingabefelder und entsprechende Erklärungen und Hintergrundinformationen.
Zurück zur Ausgangs-Seite
Wir sind auf der letzten Prozess-Stufe 8 „Resümee/Bewertung des Projektes“ angekommen.
Hier geht es darum, die bei diesem Projekt gemachten Erfahrungen zu bewerten:
- Was ist besonders gut gelaufen und kann für ein kommendes Projekt der psychischen Gefährdungsbeurteilung übertragen werden?
- Welche Analyse-Instrumente/-Verfahren haben sich bewährt, welche nicht.
- Was ist im Prozess warum schief gelaufen, welche Fehler sollten wir zukünftig nicht mehr machen?
- Wie haben sich die Führungskräfte und Mitarbeiter beteiligt?
Bei der Bearbeitung der einzelnen Eingabefelder erscheinen auf der rechten Bildschirmseite Hinweise bezüglich der Bearbeitung der jeweiligen Eingabefelder und entsprechende Erklärungen und Hintergrundinformationen.
