Wichtige Hinweise zur
Definition von Arbeitsplatz-Kategorien

Das ArbSchG bestimmt, dass Gefährdungsbeurteilungen  ,,je nach Art und Tätigkeiten“ durchgeführt werden sollen. Bei „gleichartigen  Arbeitsbedingungen“ ist die Beurteilung eines Arbeitsplatzes oder einer Tätigkeit ausreichend, die stellvertretend für eine Gruppe von sich nicht wesentlich unterscheidenden Arbeitsplätzen (Arbeitsplatz-Kategorien) stehen. Wichtig ist, dass sich die Einschätzung von ,,Gleich-artigkeit“ bezüglich  psychischer Belastungen  nicht nur auf die  Ausführung der Tätigkeit bezieht, sondern ebenso auf übergreifende organisatorischen und technischen Bedingungen, z. B. Arbeits-organisation, soziale Beziehungen, Fertigungstechnologien.

Es kann demnach erforderlich sein,  Arbeitsbedingungen unterschiedlicher Mitarbeitergruppen/ Arbeitsplatz-Kategorien differenziert zu beurteilen. Dies ist z.B. dann der Fall, wenn  Schutzbedürfnisse von Auszubildenden, Jugendlichen oder Schwangeren berücksichtigt werden sollen. Da Führungskräfte einen entscheidenden Einfluss auf die Arbeitsbedingungen der ihnen unterstellten Mitarbeiter haben, wird empfohlen, z.B.  zwei absolut vergleichbare Arbeitsplatz-Kategorien, allerdings geführt durch zwei unterschiedliche Führungskräfte, tatsächlich als zwei Arbeitsplatz-Kategorien zu definieren. Vergleichbares gilt beispielsweise für Home-Offices: ein Vertriebsmitarbeiter, der größtenteils im Home-Office arbeitet, gehört zu einer anderen Arbeitsplatz-Kategorie als ein Vertriebsmittarbeiter, der in den Räumlichkeiten des Unternehmens arbeitet, obgleich beide identische Aufgaben und Funktionen haben.

Bei der Bildung von Arbeitsplatz-Kategorien sind demnach folgende Sachverhalte wichtig und unbedingt zu berücksichtigen:
  •  Beschreibung der Tätigkeit/Funktion mit klarer Abgrenzung von anderen Tätigkeiten außerhalb der jeweiligen Arbeitsplatz-Kategorie
  • Der Standort und die Abteilung, wo diese Tätigkeit/Funktion normalerweise erbracht wird (unterschiedliche Standorte bzw. der Abteilungen beeinflussen höchst wahrscheinlich die später zu analysierenden und ggfs. zu optimierenden Merkmalsbereiche „Arbeitsumgebung“ , „Soziale/Betriebliche Rahmenbedingungen“, „Arbeitsorganisation“ )
  • Die/Der unmittelbare Vorgesetzte, die/der den Beschäftigen dieser Arbeitsplatz-Kategorie überstellt ist (unterschiedliche Vorgesetzte beeinflussen entscheidend die Merkmalsbereiche die später zu analysierenden und ggfs. zu optimierenden „Sozialen Rahmenbedingungen“ und insgesamt die Verhältnisse, in den die unterstellten Mitarbeiter arbeiten)
  • Sonderkriterien/Schutzerfordernisse, z.B. Jugendliche, Schwangere,  die in innerhalb einer Arbeitsplatz-Kategorie beschäftigt sind.  (Sonderkriterien/Schutzerfordernisse beeinflussen mit Sicherheit fast alle später zu analysierenden und ggfs. zu optimierenden Merkmals-bereiche)
  • Begründung für die Definition einer Arbeitsplatz-Kategorie
Die beschriebenen Anforderungen an die Definition der Arbeitsplatz-Kategorien soll an folgendem Beispiel dargestellt werden:
  • In unserem Unternehmen arbeiten insgesamt 10 Verkaufs-Innendienst-Mitarbeiter, die durchweg vergleichbare Aufgaben/Tätigkeiten verrichten. Sofern diese 10 Mitarbeiter  alle am selben Standort, in derselben Abteilung arbeiten und  derselben Führungskraft unterstellt sind, und wenn darüber hinaus auf sie keine der obigen Sonderkriterien/Schutzerfordernisse zutreffen, müssten wir zur Kategorie „Innendienst-Verkaufsmitarbeiter“  keine  weiteren Differenzierungen  vornehmen und könnten mit dieser Kategorie-Definition ohne Zusatz-Kennzeichnung durch den ganzen Prozess bis hin zur Dokumentation weiterarbeiten.
  • Sofern allerdings diese 10 Verkaufs-Innendienst-Mitarbeiter an verschiedenen Standorten, in verschiedenen Abteilungen mit unterschiedliche Vorgesetzten arbeiten, und/oder für diese teilweise Sonderkriterien/Schutzerfordernisse relevant sind, können wir nicht mehr eine einheitliche Arbeitsplatz-Kategorie „Innendienst-Verkaufsmitarbeiter“ bilden, sondern müssen quasi Unter-Kategorien definieren.
Wir bleiben bei unserem Beispiel:
  • 5 Innendienst-Verkaufsmitarbeiter arbeiten an einem bestimmten Standort/in einer bestimmten  Abteilung und sind demselben Vorgesetzten (Herrn Meier) unterstellt. Sonderkriterien sind hier nicht zu berücksichtigen Wie nennen diese Kategorie „Innendienst-Verkaufsmitarbeiter A“
  • 3 Innendienst-Verkaufsmitarbeiter arbeiten an einem bestimmten Standort/in einer bestimmten Abteilung, sind allerdings einem anderen direkten Vorgesetzten (Herrn Schulze) unterstellt. Ansonsten treffen auf diese keine Sonderkriterien zu. Wie nennen diese Kategorie, weil sie sich von der Kategorie A durch einen anderen direkten Vorgesetzten unterscheidet, die  „Innendienst-Verkaufsmitarbeiter B“
  • 1 Innendienst-Verkaufsmitarbeiter arbeitet an einem bestimmten Standort/in einer bestimmten Abteilung und ist dem Vorgesetzten (Herrn Schulze) unterstellt. Auf diesen Mitarbeiter trifft ein Sonder-Kriterium zu, da er Jugendlicher ist. Wie nennen diese Kategorie, weil sie sich von der Kategorie A und B durch das Sonder-Kriterium „Jugendlich“ unterscheidet  „Innendienst-Verkaufsmitarbeiter C“
  • 1 Innendienst-Verkaufsmitarbeiter arbeitet an einem bestimmten Standort/in einer bestimmten Abteilung und ist dem Vorgesetzten (Herrn Schulze) unterstellt. Auf diese Mitarbeiterin trifft ein Sonder-Kriterium zu, da sie schwanger ist. Wie nennen diese Kategorie, weil sie sich von der Kategorie A , B und C durch das Sonder-Kriterium „Schwangerschaft“ unterscheidet  „Innendienst-Verkaufsmitarbeiter D“

Bei der Überlegung,  wie viele Arbeitsplatzkategorien gebraucht werden, sollte folgendes wohl bedacht werden:
  • Der Erkenntnisgewinn aus einer Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen reduziert sich linear zur unzureichenden/nicht realen Abgrenzung/Differenzierung einer Arbeitsplatz-Kategorie.
  • Die Prüfbehörden erwarten nicht nur eine klare, nachvollziehbare, den betrieblichen Realitäten entsprechende Abgrenzung/Differenzierung der Arbeitsplatz-Kategorien, sondern auch eine plausible Begründung dafür. Die Prüfbehörden orientieren sich in dieser Frage eindeutig an den Empfehlungen der GDA, der BAuA, der Berufsgenossenschaften und der Versicherungsträger. Es besteht demnach die Gefahr, dass wegen unzureichender/unpräziser Definition der Arbeitsplatz-Kategorien der gesamte Prozess der  Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen als unzureichend zurückgewiesen wird.
  • Bei der Entscheidung, welche Arbeitsplatzkategorien aufgrund unterschiedlicher Arbeitsbedingungen und –inhalte differenziert beurteilt werden sollten, gibt es sicherlich noch Interpretationsspielraum. Sie kann später revidiert werden, wenn sich innerhalb des Prozesses Belastungsmuster an unterschiedlichen Arbeitsplätzen/in unterschiedlichen Arbeitsplatz-Kategorien gleichen oder erst dann wesentliche Unterschiede und damit notwendige Differenzierungen deutlich werden. Die Vorgehensweise kann dann beispielsweise im nächsten Durchgang der psychischen Gefährdungsbeurteilung angepasst werden.
  • Es gibt Unternehmen, die sehr eng definierte Arbeitsplatz-Kategorien bilden, andere unterscheiden lediglich zwischen Büro- und Produktionstätigkeiten. Allerdings kann im zweiten Falle nicht sicher davon ausgegangen werden, dass die Prüfbehörden diese grobe Differenzierung akzeptieren. Zudem wäre der Erkenntnisgewinn für das Unternehmen selbst eher gering.
 Fazit: wir empfehlen, die Definition der Arbeitsplatzkategorien eher sehr differenziert als eher grob vorzunehmen!

Die Entscheidung, welche Arbeitsplatz-Kategorien definiert, untersucht und durch Maßnahmen optimiert werden sollen, kann später  revidiert werden, wenn sich innerhalb des Prozesses  Belastungsmuster an unterschiedlichen Arbeitsplätzen/in unterschiedlichen Arbeitsplatz-Kategorien en gleichen oder erst dann wesentliche Unterschiede und damit notwendige Differenzierungen deutlich werden. Die Vorgehens-weise kann dann beispielsweise im nächsten Durchgang der psychischen Gefährdungsbeurteilung angepasst werden.

In jedem Fall ist es auch für die Prüfbehörden wichtig, dass die Definition von Arbeitsplatz-Kategorien seriös vorgenommen und  fundiert begründet und dokumentiert wird!